Machen Sie Ihre Lohnsummendeklaration elektronisch via ELM?

4 November 2021
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Bald ist es wieder so weit und die Formulare oder Aufforderungen für die Deklaration Ihrer definitiven Lohnsumme 2021 treffen ein. Seit vielen Jahren können die Deklarationen für Versicherungen und weitere Institutionen direkt über Ihr Lohnprogramm elektronisch vorgenommen werden, sofern Sie ein Swissdec-zertifiziertes Lohnprogramm im Einsatz haben. Dies reduziert den Aufwand und den «For-mularkrieg» enorm.

 

Ein Swissdec-zertifiziertes Lohnprogramm stellt sicher, dass die fachlichen und technischen Anforde-rungen der Software erfüllt sind. Hier können Sie nachsehen, ob Ihr Lohnprogramm das nötige Zertifi-kat hat:

https://www.swissdec.ch/de/zertifizierte-software-hersteller/

 

Folgende Institutionen und Versicherer können XML-Daten über Ihr Lohnprogramm empfangen:

 

  • Ausgleichskassen/Familienausgleichskassen
  • Bundesamt für Statistik (BFS)
  • Steueramt
    • Lohnausweis: Alle Kantone mit Lohnmeldepflicht (BE, BS, FR, JU, LU, NE, SO, VD, VS)
    • Quellensteuer: Alle Kantone
  • Suva (UVG)
  • ELM-unterstützende Versicherer (UVG, UVG-Zusatz, Krankentaggeld, Berufliche Vorsorge).
    Prüfen Sie die Empfängerliste:
    https://www.swissdec.ch/fileadmin//user_upload/_Datenempfaenger/Empfaengerliste.pdf

 

Wie funktioniert die elektronische Übermittlung?

 

Sie entscheiden, wann und an wen Sie Ihre Daten übermitteln und welche Inhalte Sie preisgeben möchten. Das heisst, Sie selber geben die Daten frei. Vor dieser Freigabe können Sie Korrekturen anbringen oder Ihrem Treuhänder sowie uns als Ihrem Berater die Lohndaten zur Plausibilisierung zukommen lassen.

 

Erst nach Ihrer expliziten Freigabe werden die Daten verschlüsselt über einen sogenannten Distributor an die Versicherungen und Institutionen versendet. Sämtliche Empfänger bearbeiten die Lohndaten aufgrund eines gesetzlichen oder vertraglichen Auftrages. Jeder Empfänger erhält nur diejenigen Da-ten, die für ihn bestimmt sind.

 

Voraussetzungen

 

Sie müssen die Grunddaten für Empfänger (Institutionen und Versicherungen), Löhne und Mitarbei-tende in der Lohnbuchhaltung pflegen und aktuell halten. Falls Sie die Konfigurationen noch nicht gemacht haben, so empfehlen wir Ihnen, diese vor dem ersten Lohnlauf im neuen Jahr vorzunehmen, damit Sie die elektronische Übermittlung für das nächste Jahr planen können.

 

Für die Informationen der Empfänger stellen diese ein sogenanntes ELM-Profil oder Versicherungs-profil zur Verfügung. Die meisten senden dieses Profil direkt mit der Aufforderung zur Deklaration. Sollten Sie das entsprechende Profil noch nicht haben, bestellen wir es gern für Sie.

 

Der Verein Swissdec stellt Ihnen eine kleine Anleitung zur Verfügung:

https://www.swissdec.ch/fileadmin/user_upload/_Promotionsmaterial/Anleitung_Anwender_Swissdec-zertifizierten_Lohnbuchh_d.pdf

 

Bitte nehmen Sie einfach mit uns Kontakt auf, wenn Sie Fragen haben. Wir unterstützen Sie gern bei der effizienten und elektronischen Deklaration. Reduzieren Sie Ihren Aufwand! Es lohnt sich bestimmt, dies, sofern Sie noch nicht via ELM übermitteln, zu prüfen.

 

Autor:

Jasmine Sandra Forster
Leiterin Niederlassung Zürich / Leiterin Personenversicherungen / Mitglied der Geschäftsleitung
jasmine.forster@verlingue.ch